نظرًا لأن العديد من الأشخاص يتعرضون لإرسال خطاب رسمي إلى جهة حكومية معينة وبالتالي يبحثون باستمرار عن صياغة الرسالة وكيفية كتابتها ، فإن تنسيق خطاب دعوة زيارة العمل الذي نقدمه لك على موقعنا الإلكتروني اليوم سهل ولا تجد صعوبة في إنفاق شيء معين أو طلب أو حتى لتقديم شكوى.
قبل أن نعرف كيف نكتب خطابًا رسميًا إلى جهة حكومية ، نحتاج أولاً إلى معرفة معنى الخطاب الرسمي وما هي أهم أنواع الخطاب الرسمي التي يمكن أن يقدمها المواطن ، ويتم كل ذلك من خلال بعض النقاط الأساسية التالية:
تعريف الخطاب:
يُعرف الحرف عمومًا بالوسيط الذي يتم من خلاله الاتصال من شخص لآخر أو من شخص إلى طرف معين أو من جانب إلى آخر ، وهناك أنواع عديدة من الحروف ، لكل منها شكلها وأسلوبها الخاص ، حسب الغرض من الإرسال
يمكنك معرفة المزيد عن ما يلي: كيف تكتب خطاب رسمي للجهة الحكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية؟
خطابات رسمية رسمية:
- الخطاب هو خطاب مكتوب يرسله شخص ما إلى الحكومة أو الشركة ذات الصلة بالأعمال التجارية من أجل تلقي خدمة معينة أو الموافقة على طلب معين.
- وهنا يجب اتباع بعض النقاط حتى يتم كتابة المقال بشكل صحيح ، ويفضل اتباع صيغة الكتابة الصحيحة في الرسالة المرسلة إلى أي جهة حكومية.
- نظرًا لأن العديد من الأشخاص يرغبون في كتابة خطاب دون الذهاب إلى خبير في هذا المجال ، فيجب أولاً أن يكونوا على دراية بتعريف الكتابة المتوافقة مع الوكالة الحكومية.
يمكنك أيضًا معرفة المزيد حول: نموذج خطاب رسمي إلى وزير الشكاوى لمكافحة الفساد
شكل الخطاب الرسمي
- يفضل أن تكون الورقة التي تمت صياغة الخطاب عليها ورق أبيض أو أصفر عادي ، أو اختيار الأوراق التي تحتوي على شعار الجهة الحكومية التي تم إرسال الرسالة إليها ، ويفضل ألا تحتوي الرسالة على أي رسومات أو أي شكل حتى يتم التعرف عليها رسميًا.
- نظرًا لأن الخط من النوع Arial وحجمه 16 ، فمن الأفضل استخدام Word عند كتابة الخطاب الرسمي ، ولكن إذا كانت الرسالة مكتوبة بخط اليد ، فمن الأفضل كتابتها باللون الأزرق بدلاً من الأسود حتى يتم التمييز بين الكتابة اليدوية والكتابة هنا.
- ويجب ترك مسافة بين نقاط الخطاب بحيث تختلف المسافة بين كل نقطة ونقطة بين سطر وسطر واحد ، ويتم التهجئة مع الأسياد بوضع أي إطار أو إطار للعنوان يبدأ من منتصف الصفحة.
- أحد التعبيرات الكتابية المفضلة في الخطاب الرسمي هو إلقاء التحية والترحيب ، متبوعًا بوعد لرئيس الوكالة الحكومية أو الرئيس ، أو الاسم بدرجة الوظيفة.
- ثم يتم تسجيل الطلب بما يتناسب مع الجهة التي سلمته إليه ، وبنهاية المحادثة يتم الاتفاق على الاحترام لاستلام الخطاب مع الشكر والتقدير في النهاية.
ندعوك لمعرفة المزيد: عينات من الرسائل الرسمية الجاهزة للمدير العام … وبعض النصائح لكتابة خطاب رسمي
كيفية كتابة خطاب رسمي لوكالة حكومية
عند كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية معينة ، يجب أن يكون لدى المؤلف عدد من النقاط التي يجب مراعاتها وإيلاء اهتمام وثيق لها عند كتابة أي خطاب رسمي ، على النحو التالي:
إعدادات الرأس:
- عند كتابة الخطاب ، يجب تعديل العنوان الذي يتم كتابته عن طريق كتابة عنوان المرسل على السطح الخارجي للرسالة بحيث يكون الاسم في الأعلى ، مع الحرص على تنظيم بيانات المؤلف ويجب كتابة رقم الشارع أو الاسم عليه ، ثم اسم المدينة أو المركز الذي ينتمي إليه. ثم الرمز البريدي.
- عند إرسال رسالة رسمية من الريف يُشار هنا إلى اسم القرية ثم اسم المدينة أو المركز المرتبط بها ، ثم يتم كتابة تاريخ كتابة الخطاب في أسفل الصفحة ويفضل كتابة التاريخ كاملاً باليوم / الشهر / السنة.
العنوان الداخلي:
يجب أن يهتم الكاتب بتسجيل عنوان مستلم الخطاب أو الجهة الحكومية أو الجهة الحكومية التي تم إرسال الخطاب إليها ، ولكن يجب ترك مسافة بين العنوان الداخلي والورق الرسمي بالإضافة إلى تسجيل عنوان الجهة الحكومية التي تم إرسال الطلب إليها.
نموذج الترحيب:
يجب أن تكون التحية تحية تمهيدية ، وتكون التحية تحت عنوان من سطرين ، على سبيل المثال تحية معالي الوزير ، وبعد ذلك ، تحيات أخرى مع التحية والتقدير والسعادة عند إرسال الخطاب الرسمي
محتوى المحادثة:
- يجب أن يتضمن محتوى الرسالة التي يريد المرسل شرحها الطلبات والشكاوى إلى المؤسسة أو المنظمة الرسمية التي تم تسليم الرسالة إليها ، ويجب كتابة نص الرسالة بعد سطرين من التحية.
- عند كتابة الخطاب ، يجب أن يكون الإملاء سلسًا وبسيطًا ، ويجب أن يكون أسلوب المؤلف مقنعًا في الغالب ، وخاصة إذا كان يدويًا ، فيجب أن يكون التهجئة واضحًا ، وهناك فجوة بين السطور وبعض الكلمات وبعض الكلمات ، لذلك يجب أيضًا أن يكون منسجمًا مع الأفكار والطلبات.
نتيجة:
وفي نهاية الخطاب يجب الانتباه إلى خاتمة الخطاب والتي يجب ذكرها في الجمل الختامية ، وتتضمن بعض الجمل التي قد تستأنف النتيجة ، بالإضافة إلى الشكر على الاهتمام وعبارات الشكر والتقدير والاحترام للاستماع إلى الشكوى أو الطلب بشكل جيد.
يافطة أم بلوك:
بعد الانتهاء من كتابة الخطاب وبعض الجمل الختامية فيه ، يجب على المؤلف وضع توقيعه أو ختم الأختام الرسمية إن أمكن ، وهذا يعني أنه بعد كتابة اسم المؤلف أو المرسل على الاتصال الهاتفي ، يجب ترك ثلاثة أسطر بين النتيجة والتوقيع.
تاريخ كتابة الخطاب:
يجب كتابتها بالتفصيل من أجل معرفة فترة كتابة الرسالة وكتابة يوم الأسبوع بصيغة التاريخ واليوم والشهر والسنة واليوم المقابل.
نموذج خطاب رسمي لشركة أو جهة حكومية
عندما يتم توجيه الخطاب الرسمي إلى جهة حكومية أو شركة معينة ، يجب كتابة الخطاب هنا وفقًا لهذا النموذج على النحو التالي:
- والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد… ..
- سيدى العزيز / ………… ..
- تحية طيبة ……….
- ثم مضمون المحادثة.
- أخيرا يكتب وشكرا جزيلا لك.
- / …………… ..
- وضع الختم أو التوقيع تحت الرسالة.
- تاريخ كتابة الرسالة باليوم والشهر والسنة.
أهمية الخطب الرسمية
- تعتبر الرسائل الرسمية ذات أهمية كبيرة في حياتنا ، وخاصة على المستوى الوظيفي ، حيث تعتبر بمثابة أدوات تسمح لنا بالوصول إلى مديري الأعمال أو أي كيان آخر مرتبط بنفس صاحب العمل الذي ينتمي إليه المرسل.
- وبالمثل فإن الخطاب هو أفضل طريقة للتعامل مع الجهات الحكومية بشكل رسمي أو من خلال التعامل مع أعضاء المؤسسة أو العمل في مناصب عليا عند تقديم طلب أو شكوى معينة.
- يساعد الخطاب الرسمي المرسل أيضًا في توفير الوقت والجهد أو تحديد موعد مع الجهة الحكومية أو الشركة التابعة له مسبقًا ، كما يجعل محتوى الرسالة أقرب إلى المسافة ويفي بالغرض المطلوب.
مع هذا ، قدمنا لك تنسيق خطاب دعوة زيارة عمل. يمكنك ترك تعليق أسفل المقالة لمعرفة المزيد ، وسنرد عليك على الفور.