تحتاج العديد من المؤسسات والشركات إلى إصدار استمارة دعوة رسمية لحضور اجتماع ، حيث يناقشون بعض القضايا المهمة المتعلقة بطبيعة الأعمال المتعلقة بالشركة من أجل تحقيق الشركة للأهداف المرجوة ، ويمكن عقد هذه الاجتماعات داخل أو خارج مقر الشركة أو المؤسسة. يجب أن تحتوي أنواع الدعوات على العديد من المهارات والتقنيات التي يجب مراعاتها.
هناك طرق عديدة لإعداد نموذج دعوة رسمي لحضور اجتماع ، ومن هذه الطرق إرسال الرسائل بالبريد العادي أو بالوسائل التكنولوجية الحديثة ، وسواء كانت الدعوة مرسلة بالطرق التقليدية أو بالبريد الإلكتروني ، فيجب أن تتضمن هذه الرسالة: الاجتماعات رسمية والدعوة مختلف العناصر التي يجب أن تعبر عن قيمة وحجم الضيوف.
الشروط الواجب توافرها في نموذج دعوة رسمي لحضور اجتماع:
- يجب أن يتم إرسال الدعوة قبل موعد الاجتماع بوقت طويل حتى يتمكن الأشخاص المدعوون من إعداد أنفسهم وإعداد الكثير من المواد السابقة للاجتماع وقد يتطلب ذلك بعض الوقت ، كما لو كان الاجتماع يعقد بعد وقت قصير من تلقي الدعوة ، فهذا يخلق ارتباكًا للمدعوين وهذا قد يعتذرون عن حضور الاجتماع لأنهم لم يكونوا مستعدين بشكل كامل وقت الدعوة.
- بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتضمن نموذج الدعوة تاريخ الإرسال وعنوان الشخص المدعو ، ويمكن القيام بذلك عن طريق كتابة هذه البيانات في الظرف الذي يحتوي على الدعوة.
- يجب أن يحتوي محتوى الدعوة على مقدمة محددة بعنوان الشخص المطلوب دعوته ، وفي حالة وجود دعوة شخصية بارزة ، مثل وزير ، يجب أن تبدأ الدعوة بلقب مثل وزير سمو ، وفي حالة دعوة مهندس ، يجب أن تبدأ باسم الطبيب ، كما هو الحال بالنسبة للسيد.
- يجب أن تتضمن الدعوة جميع الجوانب التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ، وهو الغرض من ذلك الاجتماع.
- يجب أن تتضمن الدعوة المكان المخصص للاجتماع ، والوقت المحدد والشروط الواجب اتباعها عند حضور الاجتماع.
- أخيرًا ، يجب أن تحتوي الدعوة على توقيع المؤسسة أو المؤسسة التي تهدف إلى تنظيم الاجتماع.
الجمع بين طرق متعددة للدعوة الرسمية إلى نموذج الاجتماع:
هناك منظمات ترسل دعوة بالبريد الإلكتروني لكل عضو مؤهل للحصول على دعوة ، وأيضًا عن طريق البريد التقليدي لضمان تلقي الدعوة بطرق متعددة.
إذا تعذر على أحد الأشخاص حضور الاجتماع:
بعد تقديم الشركة نموذج دعوة رسمي لحضور الاجتماع ، قد لا تتمكن من الحضور بسبب ظروف خارجة عن إرادة الشخص الذي تم إرسال الدعوة إليه ، وقد تتطلب البروتوكولات الخاصة بهذا الأمر اعتذارًا رسميًا موجهًا إلى الشركة بالإضافة إلى إمكانية الاعتذار الشفهي. الشخص الذي سيرأس الاجتماع.
نتيجة:
نأمل أن نكون قد أوضحنا البروتوكول على شكل دعوة رسمية لحضور اجتماع ، وما يجب على الشركة الطالبة أن تفعله ، والمحتوى الذي يجب أن تتضمنه الدعوة ، وموضوعات وتعليمات الشخص المدعو ، وماذا يجب أن يفعلوا بعذر الحضور.
:
- https://www.eply.com/blog/what-you-should-know-about-letters-of-invitation/