نماذج رسائل رسمية إدارية ، كيف تكتب خطابًا إداريًا ، وما هي مكونات الخطاب الإداري؟ ، عبر الرابط التاليك أنواع عديدة من الرسائل الإدارية وتحتوي الرسالة على بعض المكونات التي تحتاج إلى معرفتها قبل كتابة الرسالة ، فلكل منظمة عدد كبير من الموظفين وبالطبع يحتاج هؤلاء الموظفون إلى بعضهم البعض لصالح الأعمال. ويتم ذلك من خلال ما يعرف بالرسائل الإدارية أي ما هي الرسائل الإدارية؟ وكيف يمكنك كتابتها؟ هذا ما سوف نتعرف عليه على موقع موجز مصر.
يتم إرسال خطابات إدارية من قبل الموظف إلى موظف آخر في إطار عمل المنظمة ، وتعتبر هذه الرسائل رسمية أو مرسلة من قبل الموظف إلى مديره / مديرها لبعض الأسئلة.
تُعرف الرسائل الإدارية أيضًا بأحد أشكال الاتصال التي تستخدم الرسائل العادية أو حتى أشكال الرسائل الإلكترونية لربط الأطراف بالرسالة.
يمكن تعريف الرسائل الإدارية على أنها الطريقة المستخدمة لنقل بعض التصورات عن قضايا العمل أو بشأن الأمور المقبولة من قبل الإدارة ، أو لإبلاغ الموظفين بمواعيد الاجتماعات أو تعيين بعض الموظفين لقضايا تجارية معينة.
يمكن إرسال الرسائل الإدارية على العنوان الرسمي بين الطرفين ، بشكل رسمي ، أو بين شخص عادي ووجهة رسمية ، أو العكس ، للعمل على تحقيق الأهداف الوظيفية.
إذا كنت ترغب في الاتصال بوكالة حكومية ، فسأقدم لك: نموذج خطاب رسمي إلى وكالة حكومية
أنواع المراسلات الإدارية
عبر الرابط التاليك عدة أنواع من الرسائل الإدارية نذكرها أدناه:
1- رسالة الإدارة العامة
هي رسالة مكتوبة لمحاولة تقوية التواصل بين عدد من الأقسام بحيث تحتوي هذه الرسائل على بعض المعلومات المشابهة للرسائل الرسمية.
بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن الرسائل الإدارية المكتوبة للموظفين تختلف عمومًا عن تلك المكتوبة لأحد الأقسام الخاصة في المنظمة ، فإن الرسائل الإدارية تختلف أيضًا وفقًا للغرض الذي تكتبه.
2- مذكرة الإدارة
وهو من المحارف الإدارية ولكنه يتميز بصغر حجمه حيث لا يتجاوز حدود الصفحة.
كما يتضمن أيضًا المعلومات المباشرة المستخدمة في المهام اليومية ، وتتمثل في تخصيص المهام لبعض الموظفين أو التذكير بمواعيد الاجتماعات.
3- تقرير إداري
هو أحد أشكال الكتابة الإدارية التي تحتوي على بعض المعلومات المكتوبة أو الشفوية المكتوبة لموضوع لتوضيح جميع التفاصيل التي تشير إلى الغرض من كتابة التقرير الإداري.
يهدف هذا التقرير إلى مساعدة الشخص على اتخاذ مجموعة من الإجراءات ضمن إطار العمل.
لمعرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة ، أقدم لكم: كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة خطوة بخطوة
مكونات رسالة الإدارة
قبل كتابة الرسائل الإدارية ، يجب أن تتعرف على المكونات التالية لهذه الرسائل:
- ورقة ذات رأسية: بداية الرسالة ، مكتوبة في أعلى الخطاب ، وتحتوي الورقة ذات الرأسية على عنوان المؤسسة ومفصلة.
- المشكلة: تُعرف أيضًا باسم المرجع ، فهي تشير إلى الموضوع الذي كُتبت من أجله الرسالة والترتيب المحدد في كتب المؤسسة.
- التاريخ: هو مكتوب على الجانب الأيمن من الرسالة ، متضمنًا اسم المكان الذي يوجد فيه المرسل ، وكذلك اليوم والشهر والسنة.
- مقر وعنوان المستلم: هو مكتوب على الجانب الأيمن من الرسالة باللغة العربية والجزء المعني مكتوب باللغة الإنجليزية.
- التحية الافتتاحية: وهي فتح الرسالة الإدارية بإحدى كلمات الترحيب مثل السلام والرحمة وبركات الله.
- موضوع الرسالة: موضوع الرسالة هو بعض الكلمات التي تصف موضوع الرسالة.
- نص الرسالة: يحتوي على الموضوع الذي يتم إرسال الرسالة إليه ويجب أن يكون قصيرًا وواضحًا ، ويستخدم كلمات بسيطة ويعالج جوهر الموضوع.
- تحيات ختامية: كلمة خاصة لنهاية الرسالة وجملة أخيرة منفصلة.
- التوقيع: ينتهي بتوقيع وموقع المرسل.
- المرفقات هي بعض المستندات أو المرفقات المتعلقة بموضوع الرسالة ، إن وجدت ، يجب تحديدها.
- أصحاب المصلحة في الكتابة: هؤلاء هم الأشخاص الذين ترسل إليهم الرسالة.
نظرًا لأنك بحاجة إلى تعلم كيفية كتابة أنواع مختلفة من الرسائل ، فأنا أقدم لك: كيف تكتب الرؤية والرسالة والأهداف والفرق بينها
نماذج الكتابة الإدارية الرسمية وكيفية كتابة خطاب إداري
إذا أراد شخص من موظفي المنظمة أو المديرين أو حتى مجلس الإدارة كتابة رسالة إدارية ، فعليهم معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة هذا الخطاب وتحديد بعض صيغ الكتابة الإدارية الرسمية المحددة ، ويتم كتابتها على النحو التالي:
- في البداية يجب على المرسل أن يعرّف عن نفسه ، ولا يقتصر ذلك على عدم معرفة المحاور له ، فعليه أن يتعرف على نفسه في بداية الرسالة ، حتى لو كان يعرفه شخصيًا.
- عند كتابة الرسالة ، يجب عليك بالتأكيد تجنب ذكر أي موضوع محدد ، حتى لو كانت الرسالة لشخص تعرفه ، فمن الممكن للموظف أن يتولى رسالتك.
- يجب الرد على الرسالة في الوقت المناسب ، لأن التأخير يعتبر إهمالاً بالإضافة إلى التأخير الذي قد يسبب مشكلة مع المرسل إليه.
- تجنب كتابة الكلمات التي تحتوي على أخطاء نحوية ، لذلك بالإضافة إلى الحرص على تجنب الأخطاء الإملائية ، يجب إعادة قراءة الرسالة عدة مرات قبل إرسالها.
- تجنب استخدام الاختصارات وسوء الفهم الغريب لتجنب سوء فهم المتلقي.
- استخدم عنوانًا واضحًا يشير إلى الموضوع الرئيسي للرسالة.
- تأكد من أن الرسائل مخصصة للأشخاص المعنيين فقط ، فقد يكون لها آثار سلبية على الأشخاص الآخرين إذا كانت الرسالة غير مهمة بالنسبة لهم.
- تجنب الموضوعات التافهة وتأكد من استخدام علامات الترقيم لأنها مهمة في فهم الرسالة والغرض منها.
- احرص على كتابة توقيع الشركة حتى لا يتم الخلط بين الموظفين.
- احرص على عدم استخدام أي من المعلومات السرية للشركة لتجنب سوء الاستخدام من قبل المنافسين.
- يجب أن تتأكد من حجم الملفات المرفقة بالرسالة حتى يتمكن المستلم من تنزيلها.
من أجل تقديم خطابات إدارية ناجحة ، عليك أن تتعلم كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا عن طريق: كيف تكون سكرتيرًا ناجحًا؟
نماذج الخطابات الإدارية
عبر الرابط التاليك عدة أشكال للرسائل الإدارية ، مثل:
1- نموذج طلب ملف إداري
- اسم الشركة مكتوب على النحو التالي:
- ثم اكتب تاريخ إرسال الرسالة.
- يكتب اسم المحاور كالتالي: (للسيد ألمير)
- ابدأ بتحية.
- بعد ذلك ، اكتب الموضوع (على سبيل المثال ، اطلب ملفًا إداريًا واطلب المساعدة المطلوبة لتقديم الملف).
- نهاية الرسالة تحية طيبة (مع خالص احترامي وتقديري).
- اكتب اسم الموظف الذي أرسل الرسالة.
- التوقيع.
2- استمارة خاصة بتأجيل الاجتماع
- تأجيل الاجتماع مكتوب في الأعلى.
- تاريخ الكتابة: …………………….
- إلى عزيزي المدير العام أو المدير الإداري: …………………………….
- تحية طيبة: …………….
- في وقت لاحق ، تم تأجيل الاجتماع بسبب الأسباب التي أدت إلى تأجيل الاجتماع.
- الشخص الذي يقود الاجتماع: ………………… ..
- توقيع المرسل: …………….
3- نموذج طلب صيانة
- هذا النموذج مخصص لاستلام طلب صيانة وإرساله إلى رئيس الصيانة والهندسة.
- نبدأ بالتحية: …………… التحية
- تاريخ الكتابة: ………………… ..
- الموضوع: بعد طلب صيانة أجهزة الكمبيوتر (أثناء كتابة القسم) يتم كتابة أسباب طلب هذه الأجهزة.
- بعد ذلك ، قم بتدوين بعض البيانات مثل حول أجهزة الكمبيوتر (يتم اتخاذ أنواع الأجهزة وأنظمة التشغيل والإجراءات المناسبة وفقًا لذلك).
- ختاماً مع التحيات: (مع أطيب التحيات والتقدير والاحترام)
- اكتب اسم الموظف المرسل:
- توقيع المرسل:
- وبالتالي ، يمكن للشخص كتابة سلسلة من الرسائل مقارنة بالأنماط السابقة مع بعض التعديلات اعتمادًا على ما تحتويه الرسالة.