كيفية كتابة خطاب إداري رسمي متين ومنسق من خلال مجموعة من المعايير والشروط المتاحة لك من موقع موجز مصر. باعتبار أن الخطاب الإداري من أهم الكلمات التي يحتاجها العاملون في المؤسسات الرسمية. للمشاركة مع رؤسائهم.
بالطبع كل خطاب له طابع شكلي وبناء يختلف عن الآخر ، قد يعرف بعض الناس ذلك ولكنهم لا يزالون غير قادرين على صياغة رسالة إدارية قوية. لذلك ، نقدم لك أيضًا أمثلة جاهزة لبعض الرسائل الإدارية الشائعة في المنظمات حول هذا الموضوع.
قبل أن يبدأ الموظف في كتابة الخطاب الإداري ، يجب أن يكون على دراية بمكوناته وهيكله الأساسي. إذا ارتكب أحد المكونات دون الآخر ، فإن مهمته الإدارية تعاني من عدم التوازن وتفقد قيمتها على الفور. في وقت كتابة هذا التقرير ، يجب الالتزام بجميع الأجزاء ، وهي:
- بالطبع ، أي خطاب أو وثيقة ذات حالة رسمية تبدأ بعنوان واضح وموجز يعبر بشفافية عن الغرض من المستند. في الرسائل الإدارية ، يسمى هذا “الورق ذي الرأسية” ويكون مكتوبًا بالخط العريض في منتصف الجزء العلوي من الرسالة ، لذلك ينبغي الحرص على الكتابة باستمرار لأنه يترك الانطباع الأول على متلقي الرسالة.
- التاريخ هو الجزء الثاني من الرسالة الإدارية كما هو مكتوب في أقصى يمين أو يسار الصفحة ، مع الأخذ في الاعتبار ما إذا كان مكتوبًا باليوم / الشهر / السنة ، ويمثل هذا التاريخ تاريخ كتابة الرسالة أو تاريخ إرسال الرسالة.
- في رسائل الإدارة ، نظرًا لأن موضوع الرسالة مكتوب قبل كل رقم ، يجب أن يكون هناك رقم يشير إلى عدد الرسائل المرسلة من نفس النوع.
- يجب أن تكتب تحية تمهيدية لمتلقي رسالتك ، مثل البدء بسلام ورحمة الله وبركاته.
- للتحيات القصيرة ، التحية اللطيفة ، إذن ، إلخ. جمل خاصة مثل.
- بعد التحية الافتتاحية مباشرة ، يعد النص الرئيسي للموضوع أحد أهم أجزاء الرسالة الإدارية ، حيث يجب التركيز على اختيار المصطلحات البسيطة والمباشرة. وبالتالي ، يمكن للمستلم فهم الغرض من كتابة الرسالة.
- تعد كتابة اسم كاتب الرسالة من الموضوعات الرئيسية التي يجب مراعاتها ويختلف مكان المقال باختلاف المرسل إليه. إذا كان المحاور هو مدير الأعمال لمؤلف الرسالة أو مديرًا في أحد المراكز القريبة ، فيمكن كتابة اسم الموظف وبياناته في بداية الرسالة ، ولكن إذا كان لدى المستلم صفة رسمية مرموقة ، فمن الأفضل كتابة معلومات الموظف باحترام في نهاية الرسالة.
- بعد ذلك ، يجب أن تُنهي الرسالة بجملة ختامية تناسب جسم الموضوع.
- أخيرًا ، يجب على الموظف ترك توقيعه على الرسالة في أسفل الرسالة ؛ إثبات هوية الموظف المرسل.
- إذا كان لدى الموظف مستندات تتعلق بالغرض من الخطاب ، فيمكنه إرفاقها بالخطاب الإداري ؛ لتقوية حجتك.
وبالتالي كيف تكتب خطاب إداري من أهم الأسئلة التي يطرحها موظفو المؤسسة الرسمية؟ ما هي مكوناته؟
اقرأ أيضًا: كيف تكتب خطاب رسمي للجهة الحكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية؟
نماذج جاهزة للخطابات الإدارية
في حين أن بعض الموظفين على دراية بالصياغة الصحيحة والشروط المحددة لكتابة أنواع مختلفة من الخطابات الإدارية ، فقد يخضعون أحيانًا للحاجة إلى كتابة خطاب سريع ؛ لذلك نقدم لكم الأمثلة التالية للرسائل الإدارية المختلفة:
نموذج طلب ملف إداري
طلب الحصول على ملف إداري للشركة.
/ …………… .. تم إنشاء الشركة بتاريخ ………………… ..
رئيس القسم / ……… ..
تحية طيبة
أطلب منكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (الرقم المرجعي ………) بسبب اعتماد الواجبات الموكلة إلي أثناء العمل على المعلومات المسجلة في هذا الملف ، مع الالتزام بإعادة هذا الملف مرة أخرى عند اكتمال الاستخدام.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
اسم الموظف ………… التوقيع …………….
اقرأ أيضًا: قوالب الترويسة جاهزة
نموذج شكوى ضد مدير غير عادل
عزيزي المدير / …… ..
رئيس مجلس ادارة الشركة / …….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة…
لقد مضى وقت طويل منذ أن انضممت إلى المؤسسة المهنية ، التي أشعر بالفخر للانتماء إليها ، ولكن على الرغم من الحب والاحترام الذي أظهره لي زملائي ورؤساء الأقسام الآخرون ، إلا أنني أتعرض لنزاع غير عادل من قبل مديري السيد / ……. وهذا ما يحدث. على الرغم من أنني أبذل قصارى جهدي في عملي وأفعل ذلك على أكمل وجه ، إلا أن كل جهودي لا يقدرها.
على العكس من ذلك ، كان يكلفني في كثير من الأحيان للقيام بالعمل مرة أخرى ، حتى لو لم تكن هناك أخطاء.
لذلك أطلب منكم اتخاذ الاحتياطات اللازمة. لذلك يمكنني القيام بعملي دون مواجهة أي عواقب أو صعوبات تعيق تقدم عملي وجهودي في أن أكون أحد العناصر المؤثرة في المنظمة وأحد المساهمين في تقدمها وتقدمها.
أنا أقدم لك احترامي.
التوقيع/………
التاريخ /… /… /….
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطاب رسمي وغير رسمي وأهم عناصره
تعليمات عند كتابة خطاب إداري
هناك عدد من التعليمات التي يجب على الموظف الإلمام بها قبل البدء في الكتابة ، وهذه الشروط هي:
- يجب أن تختار مصطلحات واضحة وبسيطة تساعد على فهم محتوى الرسالة والغرض منها بسهولة.
- يجب على الموظف كتابة خطابات إدارية تحتوي على كميات كبيرة من البيانات والمعلومات إذا رغب في ذلك.
- فصل الموضوع إلى فقرات واضحة ومتساوية.
- يفضل إرفاق المستندات الموثقة بالخطاب الإداري ؛ وبالتالي ، فإن حجة الموظف مدعومة.
- نظرًا لأن الحروف ذات الطابع الرسمي تحتاج دائمًا إلى مصطلحات لغوية واضحة ، تجنب اختيار المصطلحات التي لها معاني صعبة أو معاني أخرى ليس لها المعنى المقصود في الحرف. لسهولة الإدراك من قبل المشتري.
- يجب أن يكون الموظف الذي لديه رسالة إدارية حريصًا على تجنب الحياد عند صياغة نص الرسالة.
وهكذا تعاملنا مع مسألة مهمة جدا للموظفين العاملين في المنظمات ذات الطابع الرسمي وهي كيفية كتابة خطاب إداري وما هي مكونات وشروط هذه الكتابة؟ الأمور التي يجب مراعاتها عند البدء في كتابة خطاب إداري.
بالإضافة إلى ذلك ، عندما احتاج الموظف لإرسال خطاب إداري بالشكل المطلوب ، قدمنا نماذج جاهزة للخطابات الإدارية ، نرجو من الله أن يساعدنا في معالجة موضوع اليوم.