إن كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية هي خطوات مدروسة يجب اتخاذها حتى يكون التقرير صحيحًا وقويًا. هناك من سيرى أن الأمر معقد ، لكن التدريب لا يجعل أي شيء صعبًا. مع قليل من الممارسة في كتابة التقرير سوف تصبح محترفًا فيه ، وعلى موقع موجز مصر سوف نتعلم الطريقة الصحيحة لكتابة التقرير بكل تفاصيله.
كيفية كتابة تقرير احترافي
قد يكون لديك اعتقاد بأنك أنهيت عبء كتابة موضوعات المقالات بعد الانتهاء من الدراسة. في الواقع ، لن تكتب مواضيع المقالة مرة أخرى ، ولكن قد تحتاج إلى مزيد من الكتابة المتعمقة مثل كتابة المقالات والتقارير وغيرها.
لنفترض في البداية أن التقرير عبارة عن مستند يحتوي على معلومات مباشرة ومختصرة ، والغرض منه عادةً هو تحليل موقف معين ، بالإضافة إلى تقديم بعض التوصيات التي تساعد في اتخاذ القرارات.
يحتوي التقرير على عدة أقسام وصفحات مرقمة توجه القارئ إلى معلومات محددة بطريقة منظمة ، وفيما يلي سنتعرف على كل ما يساعدك على كتابة التقرير بطريقة سهلة وواضحة.
مراحل كتابة التقرير
من الجدير بالذكر أن كتابة التقارير تتطلب أن يكون لدى الشخص مهارات اتصال جيدة جدًا ، كما أن زيادة عدد التقارير التي تكتبها يجعلك أكثر احترافًا وتمكينًا. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها لإنشاء تقرير احترافي:
1- تحديد الفئة المطلوب تقديم التقرير بشأنها
في البداية تحتاج إلى تحديد الأشخاص المستهدفين لقراءة تقريرك ، هذا الأمر مفيد جدًا في تحديد كيفية تصميم الكتابة ، وكذلك النبرة التي ستستخدمها في أسلوبك عند كتابتها.
2- حدد المعلومات التي تريد كتابتها
بعد تحديد الجمهور المستهدف لهذا التقرير ، من الضروري تحديد المعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير ، أو الغرض من تقريرك.
تحتاج إلى اختيار المعلومات التي سيكون من السهل نقلها إلى القراء ، بالإضافة إلى المعلومات الموجودة في صميم ما تريد قوله. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد كتابة تقرير عن خدمة العملاء ، فيجب أن يتضمن التقرير معلومات حول أهداف خدمة العملاء والتحديات التي تواجه فريق خدمة العملاء.
3- هيكل التقرير
من الضروري أن يكون التقرير منظمًا بحيث يسهل قراءته ، ويمكنك استخدام هذه المكونات لتحديد هيكل التقرير:
- بوابه.
- ثم الملخص الذي يتضمن وصفا لمحتوى التقرير.
- إذا كان التقرير يتكون من عدة صفحات ، فيجب تضمين جدول المحتويات.
- ثم المقدمة التي توضح الغرض منها.
- سيتبع ذلك فقرة أساسية تحتوي على جميع المعلومات التي ينقلها التقرير.
- في النهاية ، تتم كتابة التوصيات أو الاستنتاجات وفقًا للغرض من التقرير.
4- استخدم لغة مختصرة
من أهم الخطوات في كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية أن تكون اللغة التي تستخدمها في الكتابة واضحة ومختصرة ، ويجب التعبير عن النقاط بإيجاز قدر الإمكان ، والاعتماد على البساطة في الكتابة أثناء الكتابة. تأكد من أنه احترافي.
5- التدقيق اللغوي والتحرير
الخطوة الأخيرة هي فحص كلامك وقواعدك للأخطاء الإملائية أو النحوية قبل إرسالها.
يجب عليك بعد ذلك ترك التقرير لمدة ساعة ثم مراجعته مرة أخيرة. ستساعدك هذه الخطوة على اكتشاف أكبر عدد من الأخطاء التي ربما تكون قد أغفلتها مؤخرًا.
مكونات التقرير
كجزء من تعلم كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية ، وبعد معرفة الخطوات التي يجب اتخاذها عند كتابة التقرير ، يجب أن يتعرف المرء على المكونات التي يحتويها والطريقة التي يجب أن يكون بها كل مكون ، من خلال النظر في ما يلي فقرات:
1- مقدمة التقرير
الجزء المتعلق بالمقدمة من أهم الأمور المعروضة على القارئ في التقرير ، وأهمية المقدمة تنبع من كونها ترشد القراء إلى الغرض من التقرير ، ولكي تكتب بشكل احترافي. مقدمة ، يجب عليك القيام بالإجراءات التالية:
- تعرف على ملخصك: من الضروري أن يتضمن التقرير ملخصًا واضحًا لما تريد تقديمه ، مع التأكد من توضيح ما تريد أن يفعله القارئ بعد الانتهاء من قراءة هذا المستند ، سواء كان ذلك لاتخاذ قرار معين أو الموافقة على توصية.
- أثناء الكتابة ، تذكر الملخص: تذكر دائمًا ملخص تقريرك ولا تنس أبدًا ما تريد كتابته ولمن.
2- ملخص التقرير
الخاتمة هي الجزء الأخير والأكثر أهمية في التقرير بأكمله ، ولا يمكنك إنهاءها دون كتابة هذا الاستنتاج ، لأنها تتضمن ما يريد القارئ القيام به ، وهو ما يسمى بـ Call To Action.
يمكن أن يحتوي هذا الاستنتاج على استنتاج أو إجراء أو توصية محددة ، بعد حصول القارئ على جميع المعلومات التي تريد تقديمها.
3- مكونات التقرير
لمعرفة كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية ، يجب أن تبدأ بمخطط تفصيلي مفصل وفي كل مكون من مكونات هذا المخطط يجب أن تكتب جملة تصف ما ستشرحه فيه ، وفيما يلي سنتعرف على كل جزء من التقرير:
- العنوان: يجب أن يكون عنوان التقرير واضحًا ويجب أن يذكر ما تريد قوله تحديدًا ، ويجب أن تتذكر أنك لا تكتب رواية حيث يمكنك وضع عنوان فرعي إذا لزم الأمر ، وتأكد أيضًا من أن حجم خط العنوان أكبر من حجم الخط الذي تكتبه وفقًا لذلك التقرير.
فيما يتعلق بالتصميم ، يجب أن يكون على صفحة خاصة جذابة بشرط وجود تسلسل هرمي يصف مظهر العنوان.
- جدول المحتويات: من الضروري ترك صفحة فارغة حتى نهاية كتابة التقرير للإشارة إلى محتوياته في حالة عدم معرفتك بأرقام الصفحات.
- الملخص: من الأفضل أن تقوم بعمل ملخص أو ملخص تكتبه بعد الانتهاء من كتابة التقرير ، وربما يمكنك عمل هذا الملخص في البداية ليسهل عليك الاستمرار في الكتابة ، ويكون بمثابة مرجع يساعد أنت تعرف لماذا أتيت إلى العمل.
يمكن اعتبار الملخص بمثابة إعلان للتقرير بأكمله ، والذي يجب أن يحتوي على الغرض من الكتابة وجزءًا من القرار.
- مقدمة: في هذا القسم يجب أن تكتب الغرض من كتابة التقرير ، والمقدمة من فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
- المحتوى: هذا هو الجزء الذي تتم فيه كتابة جميع المعلومات التي تريد نقلها إلى القارئ ، باستخدام النقاط النقطية بشكل منتظم لتسهيل قراءتها على الجمهور.
- التوصيات: هنا يجب صياغة بعض التوصيات كمجموعة من الإجراءات أو الأهداف التي يمكن تنفيذها ، ويعتبر هذا القسم ضروريًا جدًا في حال كان التقرير خاصًا بالشركات والأعمال بشكل عام ، ولكنه غير فعال للطلاب. .
- الملاحق: في النهاية يجب أن تشير إلى المراجع التي استخدمتها لكتابة تقريرك ، كما أنها تحتوي على روابط متعلقة بالموضوع.
أنواع التقارير
إذا كنت تريد أن تعرف كيف تكتب تقريرًا بشكل احترافي ، فمن الضروري أن تعرف أن هناك أكثر من نوع واحد من التقارير ، وفيما يلي سنعرض كل منها:
- التقارير السنوية: هي التي تعرض أداء الشركة كل عام.
- التقارير الأسبوعية: تعتمد على تقديم عروض مختلفة كل أسبوع ، وغالبًا ما تكون بطول صفحة واحدة.
- تقارير المشروع: هي التي تجعل الفريق على دراية كاملة بحالة المشاريع التي يقومون بتنفيذها ، بالإضافة إلى الجدول الزمني الذي يتقدم فيه المشروع.
- تقارير المبيعات: يتيح هذا النوع لفريق المبيعات أن يكون على علم دائم بهامش الربح والزيادة ، ويساعد في اتخاذ القرار بتغيير خطة العمل أو إبقائها كما هي.
- تقرير البحث: ويحتوي على النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث من خلال بحثه.
- التقرير الأكاديمي: هذا هو التقرير الذي يتم إنتاجه غالبًا فيما يتعلق بدراسات درجة الماجستير.
تعد كتابة التقارير من الأمور التي لا يمكن القيام بها دون مراعاة قواعد وطريقة تنظيمها ، حيث أن التقرير له عدة أساسيات يجب الاعتماد عليها للحصول على تقرير احترافي قصير يحتوي على معلومات مهمة ومفيدة.